Hướng dẫn thực hiện kê khai hồ sơ
1. Kê khai hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN đối với Bên Kiểm soát DLCN, Bên Kiểm soát và xử lý DLCN
Bước 1. Đăng nhập tài khoản DataTrust
Bước 2. Truy cập vào mục “Thông tin doanh nghiệp” và lần lượt thực hiện đầy đủ từng tiểu mục, gồm:
- Doanh nghiệp: Điền thông tin Doanh nghiệp/Tổ chức mình theo nội dung ghi nhận tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện hoặc các văn bản có giá trị pháp lý tương đương.
- Thông tin nhân sự: Điền thông tin nhân sự các khối, trung tâm, phòng ban, đơn vị, bộ phận theo cơ cấu tổ chức hiện hành bằng cách “Thêm mới” hoặc “Tải tệp mẫu” để thực hiện tại máy tính. Nếu chọn “Tải tệp mẫu”, vui lòng “Nhập từ tệp” để chuyển thông tin đã thực hiện tại máy tính lên DataTrust.
- Thông tin khách hàng: Điền thông tin về các khách hàng sử dụng từng loại dịch vụ, sản phẩm của Tổ chức bằng cách “Thêm mới” hoặc “Tải tệp mẫu”. Nếu chọn “Tải tệp mẫu”, vui lòng “Nhập từ tệp” để chuyển thông tin đã thực hiện tại máy tính lên DataTrust.
- Thông tin đối tác:
- Chọn trường “DN trong nước” để điền thông tin các đối tác là cá nhân, pháp nhân Việt Nam có liên quan đến hoạt động xử lý DLCN của Tổ chức;
- Chọn trường “DN nước ngoài” để điền thông tin các đối tác là cá nhân, pháp nhân nước ngoài có liên quan đến hoạt động xử lý DLCN của Tổ chức.
- Mô hình hóa hoạt động: Xây dựng mô hình hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân cho từng bộ hồ sơ, làm rõ các đối tác là bên xử lý, bên thứ ba, bên nhận DLCN tại nước ngoài trong mỗi hoạt động xử lý. Trình tự xây dựng có thể tham khảo:
(i) Xác định các hồ sơ được xây dựng;
(ii) Xác định “Chủ thể dữ liệu”;
(iii) Xác định “Mục đích xử lý DLCN”;
(iv) Xác định “Hợp đồng xử lý DLCN”;
(v) Mô tả “Hoạt động xử lý DLCN”;
(vi) Xác định “Vai trò các bên”.
(Lưu ý: Nên xây dựng mô hình hóa hoạt động xử lý DLCN sau khi đã nhập đầy đủ thông tin ở 04 phần còn lại).
Bước 3. Nhấp chuột vào biểu tượng “Các ứng dụng của DataTrust”
Bước 4. Chọn “Khai báo xử lý DLCN”
Bước 5. Chọn “Thêm mới”
Bước 6. Điền tên checklist theo nhu cầu (Ví dụ: Công ty A – Hồ sơ đánh giá tác động chuyển DLCN ra nước ngoài)
Bước 7. Chọn mẫu checklist “D24-01_TTHC Bên KS_KSXL”
Bước 8. Chọn Người xử lý: Lựa chọn người đã được phân công để cung cấp thông tin, thực hiện hồ sơ tại tiểu mục “Vai trò người dùng” trong mục “Thông tin doanh nghiệp”.
Bước 9. Chọn Người đồng xử lý: Vai trò tương tự như người xử lý (có thể có hoặc không, tùy theo nhu cầu của Tổ chức).
Bước 10. Chọn Người đánh giá (không bắt buộc): Người thực hiện đánh giá kết quả kê khai các Hồ sơ Đánh giá tác động của Người xử lý và Người đồng xử lý.
Bước 11. Nhấp chuột vào “Thêm mới” để bắt đầu hoàn thiện Checklist.
Bước 12. Trả lời từng câu hỏi trong Checklist
(Lưu ý: Không nhất thiết phải trả lời theo trình tự. Sau mỗi câu trả lời, cần nhấp chuột vào “Lưu”/”Lưu và tiếp tục” để câu trả lời được ghi nhận.)
Bước 13. Sau khi hoàn tất việc trả lời toàn bộ các câu hỏi trong mỗi Checklist, nhấp chuột vào “Nộp kết quả” để kết thúc, chuyển sang phần Đánh giá.
Bước 14. Trường hợp 1: Nếu không thiết lập Người đánh giá tại “Vai trò người dùng” (trong Bước 10) thuộc “Thông tin doanh nghiệp”: Người dùng chuyển tới Bước 16
Trường hợp 2: Nếu doanh nghiệp có thiết lập Người đánh giá tại “Vai trò người dùng” thuộc “Thông tin doanh nghiệp”: Người đánh giá truy cập vào checklist để thực hiện đánh giá hồ sơ sau khi nhận được thông báo của DataTrust qua email.
Bước 15. Người xử lý điều chỉnh nội dung trả lời “Chưa đạt” trong checklist sau khi nhận được thông báo của DataTrust qua email.
Bước 16. Tại biểu tượng “Các ứng dụng của DataTrust”, chọn “Thủ tục hành chính”
Bước 17. Nhấp chuột vào “Thêm mới” để tạo Hồ sơ thủ tục hành chính phù hợp với hoạt động xử lý DLCN của doanh nghiệp
Bước 18. Điền Tên báo cáo, chọn Mẫu báo cáo, chọn checklist đã tạo phù hợp với Hồ sơ cần thực hiện và nhấp vào “Thêm mới”
Bước 19. Rà soát lại các dữ liệu đã được tự động điền vào Hồ sơ, và bổ sung các dữ liệu khác để hoàn thiện toàn bộ nội dung Hồ sơ.
Bước 20. Nhấp chuột vào “Tải báo cáo” để tải toàn bộ Hồ sơ đã được hoàn thiện về thiết bị của người dùng để sẵn sàng in, ký, nộp.
2. Kê khai hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN đối với Bên xử lý DLCN
Bước 1 đến Bước 6: Thực hiện tương tự kê khai Hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN đối với Bên Kiểm soát/Bên Kiểm soát và xử lý DLCN.
Bước 7: Chọn mẫu checklist “D24-02_TTHC Bên Xử lý”
Bước 8 đến Bước 20: Thực hiện tương tự kê khai Hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN đối với Bên Kiểm soát/Bên Kiểm soát và xử lý DLCN.
3. Kê khai hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN đối với Bên chuyển DLCN ra nước ngoài
Bước 1 đến Bước 6: Thực hiện tương tự kê khai các Hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN
Bước 7: Chọn mẫu checklist “D25-04_TTHC Bên chuyển DLCN ra nước ngoài”
Bước 8 đến Bước 20: Thực hiện tương tự kê khai các Hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN.
3. Kê khai hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN đối với Bên chuyển DLCN ra nước ngoài
Bước 1 đến Bước 6: Thực hiện tương tự kê khai các Hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN
Bước 7: Chọn mẫu checklist “D25-04_TTHC Bên chuyển DLCN ra nước ngoài”
Bước 8 đến Bước 20: Thực hiện tương tự kê khai các Hồ sơ đánh giá tác động xử lý DLCN.
Last updated