Quản lý workspace

Quản lý workspace là công cụ phầm mềm giúp doanh nghiệp có thể tạo và phân quyền người dùng cho từng nhân viên theo những cấp độ khác nhau để hoàn thành công việc hàng ngày của mình và giúp doanh nghiệp đảm bảo việc bảo mật thông tin.

Tạo tài khoản người dùng

1. Trên menu Quản lý workspace, chọn Tài khoản người dùng. Màn hình Tài khoản người dùng xuất hiện.

   
2. Nhấp vào biểu tượng nút , màn hình Thêm Tài khoản người dùng xuất hiện.

3. Nhập các thông tin yêu cầu bắt buộc.

4. Bấm chọn để lưu lại thông tin. Màn hình hiển thị danh sách tài khoản.

5. Để sửa lại thông tin bạn click vào thông tin Tài khoản người dùng bạn muốn sửa.. Chọn để lưu lại thông tin.

6. Bấm chọn để tìm kiếm và lọc theo từ khóa Tài khoản người dùng mà bạn muốn tìm kiếm.

7. Để hủy kích hoạt tài khoản có 2 cách sau:

   • Cách 1: Di chuột bấm chọn nút để hủy kích hoạt của tài khoản

   • Cách 2: Click chuột vào thông tin Tài khoản người dùng bạn muốn hủy kích hoạt. Màn hình chi tiết tài khoản xuất hiện. Bấm bỏ tích nút. Chọn để lưu lại thông tin.

8. Để kích hoạt lại tài khoản có 2 cách sau:

   • Cách 1: Di chuột bấm chọn nút để kích hoạt lại tài khoản.

   • Cách 2: Click chuột vào thông tin Tài khoản người dùng bạn muốn kích hoạt lại. Màn hình chi tiết tài khoản xuất hiện. Bấm tích chọn nút . Chọn để lưu lại thông tin.

9. Bấm chọn nút để đổi mật khẩu cho tài khoản.

10. Trạng thái icon đang chờ người đăng ký tài khoản xác thực.

Để cấu hình email server

Bước 1: Thiết lập thông tin máy chủ mail

1. Để Thiết lập thông tin mail server, người dùng khai báo các thông tin tương ứng:

   • Máy chủ mail

   • Cổng

   • Phương thức bảo mật

2. Người dùng nhập thông tin máy chủ và cổng hệ thống gửi email của đơn vị. Lưu ý: Một số thông tin khai báo tương ứng với các máy chủ thông dụng bao gồm:

   • Máy chủ Gmail: smtp.gmail.com; Cổng: 465; Phương thức bảo mật: TLS

   • Máy chủ Yahoo: smtp.mail.yahoo.com, Cổng: 465; Phương thức bảo mật: SSL

   • Máy chủ Secureserver.net: smtpout.secureserver.net; Cổng: 80; Phương thức bảo mật: Không

   • Nếu là máy chủ mail của riêng công ty thì liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin.

Bước 2: Thiết lập thông tin email gửi:

1. Đối với khách hàng dùng máy chủ mail miễn phí như Gmail, Outlook, Yahoo,… người dùng cần sử dụng Mật khẩu ứng dụng để thiết lập cấu hình mail gửi thư đi.

   Ví dụ, đối với tài khoản Gmail thao tác thực hiện như sau:

   • Truy cập vào trang quản lý tài khoản Google.

   • Chọn phân hệ Bảo mật.

   • Tìm đến mục Đăng nhập vào Google, sau đó thực hiện Kích hoạt Xác minh 2 bước cho tài khoản.

   • Sau khi đã bật Xác minh 2 bước, người dùng chọn mục Mật khẩu ứng dụng.

   • Chọn ứng dụng thiết lập mật khẩu Khác (tên tuỳ chỉnh), nhập tên ứng dụng phù hợp, nhấn Tạo, chương trình sẽ tạo một mật khẩu gồm 16 ký tự.

   • Người dùng sao chép mật khẩu này để dán vào thông tin Mật khẩu trên giao diện thiếp lập mail sever.

2. Đối với những Khách hàng dùng máy chủ mail khác thì nhập mật khẩu tùy theo chính sách bảo mật của bên cung cấp dịch vụ.

3. Tại mục Địa chỉ email gửi: Nhập địa chỉ email muốn sử dụng để gửi thông báo.

4. Địa chỉ mail hiển thị: Địa chỉ email hiển thị khi gửi thông báo cho người dùng.

5. Tên hiển thị: Tên mail hiển thị trên thông báo.